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Description emploi technicien/technicienne en bureautique

Centre Intégré De Santé Et De Services Sociaux Des Laurentides - Sainte-Adèle, QC
Sous l'autorité de la directrice adjointe des services de la comptabilité et paie, la personne effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l'analyse de données. La personne participe au fonctionnement administratif de la direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle partage la responsabilité des activités du personnel de bureau de la direction. Elle participe au suivi des décisions de la directrice adjointe et du directeur auprès du personnel, de la direction et des gestionnaires concernés. Elle traite les requêtes acheminées et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle est appelée à assister la direction et la direction adjointe dans les dossiers organisationnels ou plus particuliers. Fonctions générales - Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers; - Effectue des travaux d'ordre administratif reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, matérielles et à l'organisation du travail; - Assure le montage de présentation et la documentation requise, nécessaires aux gestionnaires de sa direction adjointe lors de présentations internes et externes; - Place les requêtes d'achats sur les formulaires RA et dans le logiciel GRM, les autorise et vérifie l'inventaire de la papeterie; - Peut également soutenir les gestionnaires de la direction adjointe dans le cadre de certains travaux et priorités de la direction. Fonctions spécifiques - Assiste en partie la directrice adjointe comptabilité et paie (DACP) et le DRF dans les mandats qui lui sont confiés; - Effectue le suivi des réclamations des usagers, du personnel et d'objets; - Participe à la logistique des réunions périodiques de sa direction (l'organisation, la prise de notes, la rédaction des comptes rendus et les suivis nécessaires); - Gère les appels téléphoniques, répond aux demandes d'informations et fournit la réponse à certaines questions relevant de sa compétence, dirige les appels et assure les suivis nécessaires; - Reçoit et traite le courrier (électronique et postal) de la directrice adjointe et du DRF, en prend connaissance, obtient les renseignements requis et procède aux réponses complémentaires, l'achemine à qui de droit et assure le suivi. Selon les forces de la personne, elle pourrait être responsable des tâches suivantes : - Tenir à jour la liste des vacances de sa supérieure, des gestionnaires et des équipes; - Effectuer la mise à jour sur l'Intranet du bottin téléphonique du CISSS pour tout le personnel de sa direction; - Tient à jour l'information de sa direction sur l'intranet (Typo3); - S'assure de la conformité des feuilles de temps pour le personnel cadre et les employés relevant de la coordination. *** Information complémentaire : Ce poste est une création pour assurer la présence d'un(e) technicien(ne) en administration lors des absences partielles de la technicienne principale de la direction adjointe et de l'attachée de direction, en plus des autres tâches supplémentaires qui seront attribuées selon les forces de la personne en poste. Des entrevues auront lieu, vous permettant de faire valoir vos compétences. - Doit détenir un diplôme de fin d'étude collégiale avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d'une école reconnue par le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport ou un certificat d'études collégiales en techniques administratives; - Doit détenir un minimum de cinq (5) ans d'expérience de secrétariat dont trois (3) auprès d'un cadre supérieur. Aptitudes requises: - Français avancé - Bonne capacité de rédaction - Word intermédiaire - Excel intermédiaire - 50 mots/minute Profil recherché: - Rigueur; - Capacité de travailler sous pression; - Sens de l'organisation et des priorités; - Orientation client; - Respect de la confidentialité; - Initiative, autonomie et savoir être; - Facilité à travailler en équipe.
Emploi Sainte-Adèle - Emploi Centre Intégré De Santé Et De Services Sociaux Des Laurentides
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